Hoe plan ik effectief?
arrow_drop_up arrow_drop_down

Doelgericht plannen is voor heel veel mensen een uitdaging!
Waarom? Omdat ze geen idee hebben hoe zij een keuze kunnen maken in het stellen van prioriteiten. Voor veel mensen is alles een prioriteit en maken een grote lijst met To- Do’s.

Doelgericht plannen betekent dat je zoveel mogelijk voor elkaar krijgt in een zo kort mogelijke tijd en daar ga ik het met in dit blog over hebben. Want hoe lekker zou het zijn als jij tijd over zou hebben en je niet meer druk hoeft te maken over prioriteiten stellen. Alles is gepland en alles heeft dan zijn eigen tijd. Waarbij Me-time inplannen en dus ook tijd voor jezelf en rust nemen voor op staat.

In dit blog ga ik je uitleggen hoe jij prioriteiten kan stellen aan de acties die je te doen hebt. Zoals ik je al aangaf behoor jij waarschijnlijk ook bij één van die mensen die zo’n mega lange lijst hebben met to-do’s. Sommige hebben 1 lijst maar andere hebben verschillende lijstjes. De één voor privé, de ander voor kids en weer een ander voor werk en ga zo maar door.

Uiteindelijk zijn het zoveel lijstjes dat ze er geen heil meer in zien Het is teveel, er is geen overzicht en uiteindelijk komen ze niet verder, omdat ze geen keuze kunnen maken. Alles is namelijk belangrijk en uiteindelijk vallen ze in een gat, zetten helemaal geen stap meer en dan komen ze uiteindelijk niet verder.

Die to-do lijstjes blijven maar doorlopen, doorlopen en doorlopen, niet alleen letterlijk maar ook vaak in het hoofd en dat maakt het zwaar voor je omdat je zoooooo mega veel te doen hebt. Je voelt dat er een zwaard van Damocles boven je hoofd hangt en je kan daardoor heel slecht ontspannen. Me-time en vakantie inplannen zit er niet in want je hebt nog zoveel te doen.

De to-do lijstjes zijn ook vaak veel te lang. Je wordt er niet meer blij van. Je gaat het als blok aan je been zien en je slaat lam. Gevolg niets gedaan, geen volgende stap genomen, geen helderheid, geen resultaat, een klote gevoel en zo ben je ook niet effectiviteit.

Je baalt ervan dat je niet daadkrachtig bent en dat je weer je doelen niet hebt behaald.
Zo ga je weer niet je plannen voor dit jaar halen en zo blijf je hangen op die schamele omzet die maar niet omhoog wil. Omdat je niet daadkrachtig bent blijven je doelen hangen van dit dit jaar…pfff..en ook van deze maand en nog erger ook van deze week.

Super zonde natuurlijk, willen we absoluut niet. Wij willen natuurlijk dat jij heel erg daadkrachtig gaat worden.Want je baalt enorm van jezelf want je zit in een negatieve spiraal en je hebt geen idee wat het maakt dat je er niet uitkomt. Hoe kan je een stap maken in de goede richting?

Vast een tip tussendoor, vraag jezelf nooit HOE je een stap kan zetten. HOE blokkeert. Vraag jezelf met liefde, WELKE stap kan je nemen om vooruit te komen of WAT kan je doen om een volgende stap te nemen.

In dit blog zal ik een tool met je delen die ik ook zelf dagelijks gebruik. Ik heb hem al aan duizenden van mijn klanten uitgelegd en de tool werkt altijd!
En dat is waarom deze tool zo belangrijk is en vandaar dat ik het ook aan jou wil uitleggen. Zodat jij deze tool ook kan gaan inzetten en jij een effectiever leven kan gaan leiden en tijd over hebt!

Bij klanten die steeds vastlopen op effectiviteit en het niet behalen van doelen hamer ik er steeds op dat zij hun doelen en acties in een kwadrant kunnen zetten.
Zodat je overzicht krijgt in wat je doet en wat je te doen hebt. Zo krijg je ook in de gaten hoeveel tijd je aan onzin besteed! want geloof me drukke mensen hebben wel tijd voor onzin dingen, ze gaan als uitlaatklep zappen achter de TV of swipen door Instagram en Facebook (Wat echt veel tijd kost en je echt geen centimeter verder komt). Of mensen gaan zich overeten van de stress of zijn zo moe dat je alleen al gaan hangen op de bank en nukkig gaan doen omdat ze moe zijn geworden van hun eigen gedrag en de druk niet meer aankunnen. Iedereen zoekt namelijk een uitlaatklep!

Ofwel tijd voor actie!

Zorg ervoor dat je overzicht krijgt over wat je te doen hebt. Wat heeft bijvoorbeeld urgentie en moet echt gebeuren? Wat heeft minder urgentie en zou ook morgen kunnen gebeuren.
Wat is belangrijk van de zaken die je open hebt staan en welke zaken kunnen ook over 2 maanden gebeuren en zijn dus veel minder belangrijk. Vaak zijn dit soort zaken een wish, maar staan dan wel op een to-do lijstje….terwijl het dus een wish is en geen to-do!

Super interessant dus om te gaan kijken welke actie of To-Ddo echt NU zou moeten gebeuren en super belangrijk is, anders lopen zaken in de soep. Deze tool kan je goed gebruiken in je werkzaamheden maar natuurlijk ook privé. Het geeft je totale helderheid. En dat maakt dat je tijd over hebt.

Aan het einde van dit blog kun je deze tool dan ook downloaden, zodat je hem zelf kan gaan toepassen. Ik zou het enorm tof vinden als je een reactie achterlaat onder dit blog. zodat we weten hoe jij met je planning omgaat. En hoe jij het inzet in je eigen werkzaamheden en en of wel privé. Ik zou het ook mega tof vinden als je mijn blog op social media zou willen delen en aan iedereen die wel wat effectiever zou willen werken, zodat wij ook andere kunnen helpen met het behalen van meer resultaat en effectiviteit! We gaan beginnen!

Stap 1: Maak een lijst met al jouw To-Do’s

Wat heb je allemaal te doen deze week, deze maand of misschien wel dit halfjaar of jaar. Welke to-do’s zitten allemaal in je hoofd. Elke keer blijf je maar malen en malen. Je schrijft ze op, maar het komt er nooit van. Ik wil dat je nu voor altijd een braindump gaat maken en dat je het echt gaat opschrijven. Schrijf al je to-do’s op, doe het! Start meteen!

Stap 2: We gaan tekenen

Pak een vel papier en maak daar een kruis op. Op dat kruis schrijf je aan de bovenkant; belangrijk en niet belangrijk. Aan de linkerzijde van het kruis schrijf je urgent en niet urgent. Je maakt er kwadrant 1, 2, 3 en 4 van.

Super simpel, je kan het meteen doen en het gelijk opschrijven. Dan weet je natuurlijk al wat we gaan doen in stap 3.

Stap 3: Vul het kwadrant in met jouw to-do’s

Je hebt jouw to-do lijst gemaakt, je hebt al jouw braindumps opgeschreven en je hebt jouw kwadrant naast je liggen. Met kwadrant 1, 2, 3 en 4.
We gaan nu in deze stap al jouw to-do’s in het kwadrant zetten.
Welke actie is nu echt belangrijk en echt urgent?
Kies de to-do’s uit jouw lijst die in kwadrant 1 vallen en schrijf deze op.

Welke actie is bijvoorbeeld niet heel urgent maar wel heel belangrijk.
Deze to-do’s schrijf je in kwadrant 2 op. Dat zijn dus zaken die je kan gaan plannen.

En door dit stap voor stap te doen betekent dat er zo een heel duidelijk overzicht komt.
Je weet nu wat spoed is en welke zaken je kan plannen.

Alle acties die je in kwadrant 2 heb gezet, ga je plannen en zet een een datum bij, zodat jij weet wanneer je dit ook af kan en wil hebben.
Plan niet teveel in 1 week, want dan ga je weer je planning niet halen.
Dan worden het weer kwadrant 1 acties en dat is wat we niet willen. We willen zoveel mogelijk overzicht en rust in onze planning bewaren.

Zorg ervoor dat het heel logisch in elkaar zit en dat je niet per dag 10 to-do’s hebt.
Dat is namelijk helemaal niet reëel.
Op een dag heb je vaak 1 of 2 en soms 3 To-Do tjes en werk je aan 1 groot doel tegelijk. zo hou je focus. Maar meer niet, want er komen altijd allerlei acties en kleine spoedjes tussendoor. Er zijn altijd kleine dingen die toch je aandacht vragen en dus is het niet realistisch je hele dag vol te proppen met acties, neem rust en ruimte. En hou ruimte om ook te schuiven in je uren. Niemand is 8 uur per dag productief!

Uiteindelijk hebben we alle acties en plannen en doelen in kwadrant 1, 2, 3 en 4.
In kwadrant 4 staan alle acties die niet belangrijk en niet urgent zijn.

Wat is zo’n actie bijvoorbeeld?
Heel veel mensen Facebooken de hele dag of Instagrammen de hele dag en doen dat te lang. Als je het natuurlijk voor jouw business doet, dan is het effectief.  Als je jouw social media bijvoorbeeld inplant dan staat dat in kwadrant 2.

Maar als jij lekker aan het swipen en scrollen bent op jouw tijdlijn en je bent eigenlijk in die tijd aan het voldoen, dan ben je niet effectief bezig. Dat betekent dat je er eigenlijk niks aan hebt. Dat soort acties wil je echt gaan voorkomen. We willen zoveel mogelijk uit kwadrant 4 blijven.

Hoe meer je deze tool gaat inzetten, hoe meer effectiviteit, daadkracht en plezier je ook krijgt in het afmaken van je to-dotjes.

Denk je, ja ik wil deze tool echt gaan inzetten voor mijn business!

Download dan hier het kwadrant, zodat jij hem kan gaan toepassen voor jouw eigen business of privé zaken.

Laat alsjeblieft een reactie achter, want ik ben heel erg benieuwd wat jij gaat doen met jouw planning.

Om je op weg te helpen bij het maken van jouw planning heb ik een toffe jaarplanner gemaakt. In deze jaarplanner kan jij jouw acties en doelen opschrijven en noteren.  Zo kan je toewerken naar jouw belangrijkste deadlines en doelen!

Ik wens je super veel succes met het inzetten van deze tool. Ga echt kijken en wees realistisch met jezelf in welk kwadrant jouw activiteit hoort.

Plan hem en zo kan je zeer effectief met jouw doelen om gaan. Succes!

 

Over de schrijver
Ik ben Francina en eigenaar van Master Your Business Moves. Zelf ben ik langer dan 30 jaar ondernemer. Mijn eerste bedrijf was een schoonmaakbedrijfje waar ik voor de hele straat schoonmaak klussen uit handen nam. Later had ik een naaischool en werkte ik als kleermaakster voor heel veel klanten. Mijn eerste bedrijf wat ingeschreven was bij KvK was Fashion Solution, een bedrijf waar we mediator waren tussen opdrachtgever en kandidaat en wij W&S van mensen. Ik heb dat met veel passie gedaan tot 1 april 2018, daarna heb ik mijn bedrijf verpacht. Per 1 juni 2018 ben ik actief met mijn nieuwe bedrijf aan de slag gegaan Master Your Business Moves. Mijn missie is om ondernemers te leren hoe zij geld kunnen verdienen! Dat betekent Mindset en aan je knoppen van je bedrijf gaan draaien. Ondernemen is niet moeilijk, het is een kwestie van doen, vallen opstaan en weer door gaan. Leren wat ging goed en wat doe ik volgende keer anders. Alleen dan betaald! En hoe vet is dat!
Manon van der Werf
Francina van den Berg

Door

Francina van den Berg

op 3 June 2019

Dankje Manon! Hoe komt het dat het vaak mis gaat?

Cynthia

Door

Cynthia

op 3 June 2019

Interessant! Ik ben ook zo'n vrouw met 30000 to do lijstjes. Die kwadranten zijn zeker interessant!

Francina van den Berg
Amina

Door

Amina

op 3 June 2019

Handige tool, ik ken 'm! Heb 'm als Office Manager toegepast op m'n werk :-)

Francina van den Berg
Melissa

Door

Melissa

op 3 June 2019

Wat een handige tool. Ik ben iemand van lijstjes. Maar dit lijkt mij ook fijn

Francina van den Berg

Door

Francina van den Berg

op 4 June 2019

Lijstjes maken, doen wij ook! Maar dan in dit kwadrant. Dan weet je gelijk wat belangrijk is en wat urgent is voor je zelf.

Sherry

Door

Sherry

op 3 June 2019

Hele goede tips. Het is al een tijdje geleden dat ik een lijst had gemaakt. Nu maar weer eens beginnen dan.

Francina van den Berg

Door

Francina van den Berg

op 4 June 2019

Als je dit kwadrant gaat toepassen en daarin je lijstjes zet, dus wat is urgent, wat is belangrijk dan ga je je lijstjes veel beter afwerken! Als de dingen die niet belangrijk er tussen staan dan ga je die eerder doen dan de dingen die wel belangrijk zijn. En met dit kwadrant ga je een keuze maken!

Manon

Door

Manon

op 3 June 2019

Ik plan ook, maar helaas gooit het echte leven vaak roet in het eten. Maar ik vind jouw manier van plannen wel intrigerend.

Francina van den Berg

Door

Francina van den Berg

op 4 June 2019

Dankje Manon! Natuurlijk er komt altijd wel iets tussen, maar als je weet wat je te doen staat dan kan je hierop inspelen met dit kwadrant.

Melanie Hoogvliet

Door

Melanie Hoogvliet

op 4 June 2019

Ik plan alleen me blog berichten dat vind ik ideaal verder ben ik niet zo,n planner maar dit idee spreekt me wel aan dus ik zal het zeker eens een keer gaan uittesten

Francina van den Berg

Door

Francina van den Berg

op 4 June 2019

Blog berichten plannen wij inderdaad ook vaak in! Waarom ben jij niet zo'n planner Melanie?

Dhini

Door

Dhini

op 5 June 2019

Wat een handige tool om berichten te plannen

Francina van den Berg
Reactie plaatsen